TOUT SAVOIR SUR LES EXAMENS À DISTANCE

Nous avons tenté de regrouper ici toutes les informations concernant les examens qui se déroulent à distance. Cette page sera mise à jour et bonifiée régulièrement, alors revenez-y!

Directives spécifiques pour les examens intras et finaux à distance

Afin de prévenir des situations complexes en examen et surtout d’assurer une équité entre les étudiants, la Direction des études a émis des Directives spécifiques pour intras et finaux à distance dont vous devriez prendre connaissance.

AVANT LES EXAMENS

Balises officielles pour les cours à distance

Les balises officielles établies par l’École pour le trimestre en cours contiennent de nombreuses informations concernant l’évaluation: pondération, modalités, durées, horaires, etc. . Consulter les balises officielles >

Concevoir mes évaluations (au niveau pédagogique)

Tenir compte des objectifs de mon cours, de la taille de mon groupe tout en faisant obstacle le plus possible au plagiat et à la triche n’est pas chose aisée. La DAIP vous propose un outil d’aide à la décision qui vous aide à peser le pour et le contre de différentes méthodes d’évaluation. Voici le …

Buffet des évaluations

buffet des évaluations

Si vous souhaitez avoir des conseils sur l’outil à privilégier dans ZoneCours pour votre examen (Test&Quiz vs Remise de travaux), n’hésitez pas à communiquer avec nous (daip@hec.ca). Une formation est également offerte régulièrement par la DAIP pour vous aider dans votre démarche pédagogique. Consultez le calendrier et l’offre de formation.

Concevoir mes évaluations pour éviter le plagiat (le plus possible)

  • Comme nous ne pouvons pas reproduire les conditions de contrôle d’un examen présentiel, il est fortement recommandé de concevoir un examen qui tienne compte de l’accès des étudiants à la documentation et à leurs pairs, soit «à livre ouvert». Avisez les étudiants que bien qu’il s‘agisse d’un examen « à livre ouvert », il nécessite une préparation puisque le temps imparti est limité et ne permet pas de consulter longuement la documentation.
  • L’utilisation de questions aléatoires et une contrainte de temps peuvent faire obstacle à la tricherie et au plagiat. Toutefois, il n’y a aucun moyen d’éliminer entièrement certains comportements malhonnêtes et la diffusion des questions par les étudiants.
  • Notez qu’il est possible de fournir des questions ou questionnaires aléatoires avec Test&Quiz, mais aussi avec Remise de travaux, en créant des équipes aléatoires auxquelles on envoie par l’outil Annonces un questionnaire/cas/problème différent. Les étudiants retournent leur réponse via une remise individuelle ensuite.
  • Notez qu’il vous est maintenant possible, si vous le souhaitez, de surveiller vous-même vos étudiants dans Zoom pendant leur examen, à condition d’en aviser le Registrariat. Pour en savoir plus>

Promouvoir l’intégrité auprès des étudiants

Parler explicitement de l’intégrité à vos étudiant-es est ce qui a le plus d’impact auprès d’eux. Téléchargez ce PowerPoint qui contient des images que vous pouvez intégrer à vos présentations lorsque vous abordez le sujet avec vos étudiants. Aux moments propices de la session, vous pouvez téléverser une d’elles sur la page d’accueil de votre site de cours. Vous pouvez également référer vos étudiants au site de HEC consacré à l’intégrité intellectuelle des étudiants : www.hec.ca/integrite

Configurer mes évaluations (au niveau technique)

Choix du bon outil pour mon examen (à venir)
Recommandations pour configurer son examen dans Test&Quiz
Recommandations pour configurer son examen dans Remise de travaux
Configuration d’une évaluation dans Tests&Quiz (documentation technique générale)
Configuration d’une remise de travaux (documentation technique générale)

Transmission des modalités de l’examen

Pourquoi transmettre cette information? Les détails concernant les modalités de votre examen sont essentiels pour le Registrariat, la DTI et la DAIP afin que ces équipes puissent planifier le monitoring et le soutien pendant les examens: vérification de la charge estimée sur les serveurs, aide en cas de problème, embauche de surveillants et répondants pendant l’examen, communications aux étudiants, etc. Communiquez les détails à votre adjointe dans les plus brefs délais.

Disponibilité du coordonnateur ou de l’enseignant pendant l’examen

Afin que les enseignants soient moins sollicités par les étudiants durant les examens, le Registrariat a mis en place une équipe de «répondants en cas d’urgence» à qui les étudiants éprouvant des difficultés devront s’adresser. Chaque examen synchrone d’une durée de moins de 3 heures se verra attribuer un ou des répondants. Celui-ci devra être informé le plus possible de vos modalités d’examen afin d’aider au mieux les étudiants. Pour en savoir plus, consultez la section «Pendant l’examen» ci bas.

Toutefois, en plus de donner les informations sur les modalités de votre examen le plus rapidement possible à l’adjointe de votre département, il est demandé au coordonnateur ou à un enseignant responsable du cours de fournir du même coup un numéro de téléphone pour qu’une personne du Registrariat ou de la DAIP puisse les rejoindre advenant un cas de force majeure (ex. panne généralisée) qui nécessite une décision de sa part. Aucune question liée au contenu de l’examen ou à des problèmes techniques mineurs ne leur sera acheminée. Il ne s’agit donc pas de rester disponible durant l’examen, mais simplement joignable. Une mesure qui peut rendre les choses moins complexes par la suite…

Possibilité de faire de la surveillance d’examen avec Zoom

L’enjeu du plagiat dans le cadre d’évaluations complètement à distance préoccupe grandement les enseignants et les étudiants. Afin de réduire le plagiat, L’École offre aux enseignants la possibilité d’effectuer eux-mêmes la surveillance à distance via Zoom.

Nous avons regroupé sur une page toutes les informations entourant cette démarche: SURVEILLANCE D’EXAMENS AVEC ZOOM

Afin d’assurer le bon déroulement de la surveillance autant pour les étudiants que pour les enseignants, les éléments suivants doivent être respectés :

  • L’enseignant assure lui-même la surveillance des étudiants et doit être accompagné d’un surveillant assigné par le Registrariat.
  • L’enseignant doit appliquer les consignes et balises liées au fonctionnement de la surveillance décrites au guide de l’enseignant.
  • Plusieurs jours avant la tenue de l’examen, l’enseignant doit s’assurer de transmettre à ses étudiants les informations et consignes qui leur sont destinées.

Afin de planifier les ressources nécessaires, il est important d’informer votre adjointe dans les plus brefs délais de votre intention d’effectuer de la surveillance Zoom en précisant si vous avez besoin que l’identité de vos étudiants soit vérifiée ou non durant le processus. Votre adjointe pourra ainsi faire le lien avec l’équipe des examens en remplissant le fichier des renseignements et modalités. Le Registrariat communiquera avec vous afin de vous informer de l’affectation de votre surveillant. Pour toute question, n’hésitez pas à communiquer avec l’équipe des examens à reg.examen@hec.ca.

Gestion des demandes d’accommodements

Bien que les SAE aient la responsabilité d’évaluer les besoins des étudiants en situation de handicap et de définir les mesures d’accommodement reliées à leur condition, vous avez un rôle primordial à jouer dans la mise en place de ces accommodements et leur bon déroulement. 

 Types d’accommodements qui demandent une intervention de votre part 

1. Temps supplémentaire  

Le besoin le plus fréquent à gérer est l’ajout de temps supplémentaire pour terminer un test ou un examen chronométré. Lors d’examens en présentiel et sur papier, l’organisation scolaire au Registrariat gère le temps supplémentaire pour les examens intratrimestriels et finaux en environnement contrôlé. Les enseignants sont responsables de gérer le temps supplémentaire pour toutes les autres évaluations chronométrées, notamment les quiz. En temps de pandémie où toutes les évaluations chronométrées sont à distance, cette responsabilité revient aux enseignants. 

Pour les évaluations synchrones, tel qu’indiqué dans la lettre remise par l’étudiant ou encore dans le fichier reçu du Registrariat (qui indique le temps supplémentaire alloué), il devra avoir ajout de temps supplémentaire en utilisant la charte simplifiée.

Pour programmer l’allocation de temps supplémentaire dans Test&Quiz
Pour programmer l’allocation de temps supplémentaire dans Remise de travaux

 

2. Modification d’horaire d’examen 

Certains cas demandent que l’étudiant ne rédige pas plus d’un examen par jour et son horaire doit être modifié. Le Registrariat ainsi que les adjointes des départements feront les ajustements d’horaires requis et communiqueront avec l’étudiant. 

Au B.A.A., les étudiants ont été informés de ne communiquer qu’avec la direction administrative pour leur horaire ou avec les SAE pour leurs accommodements. Les enseignants ne devraient plus recevoir de courriel à ces sujets. Si vous en recevez, veuillez svp les transférer à stephanie.dupont@hec.ca. 

 3. Format alternatif 

Exceptionnellement, il peut être recommandé que des évaluations de certains étudiants soient réalisées dans un format alternatif. Si la situation de handicap de l’étudiant justifie ceci, les conseillères des SAE entreront directement en contact avec vous pour discuter des meilleures alternatives qui correspondent aux objectifs pédagogiques de votre cours. 

 

PENDANT LES EXAMENS

Le répondant et le support aux étudiants en examen synchrone

L’objectif du « répondant » est de décharger l’enseignant et le soutien TI en assurant une présence directe et rassurante pour les étudiants pendant l’examen. Pour chaque groupe/section d’étudiants, un répondant sera assigné afin d’assister en temps réel les étudiants éprouvant des difficultés pendant leur examen synchrone. Le répondant pouvant être assigné à plusieurs sections en même temps, son rôle doit être simple et bien défini :

  • Il sera disponible sur Teams pendant toute la durée de l’examen. Les étudiants en difficulté pourront clavarder individuellement avec lui en tout temps.
  • Il assistera l’étudiant en appliquant le protocole selon la situation : enjeu technique, malaise, anxiété, etc.
  • Il escaladera l’enjeu avec le service concerné, notamment la DTI (Direction des technologies de l’information).
  • S’il y a lieu, il indiquera à l’étudiant la procédure pour remplir un avis d’interruption d’examen. (voir section Avis d’interruption d’examen)
  • En cas d’enjeu majeur et généralisé, il sera en mesure d’envoyer un message à tous les étudiants simultanément via Teams pour les tenir au courant de la situation. Il fera rapidement le lien avec le soutien TI. En cas de force majeure seulement, le chef-répondant pourrait devoir contacter l’enseignant ou le coordonnateur du cours si une décision devait être prise quant à la tenue de l’examen.
  • Il documentera tous les incidents au rapport d’observation et enverra ce rapport au Registrariat. Le rapport sera ensuite envoyé à l’enseignant s’il contient des observations qui pourraient l’aider à analyser une situation particulière. Il revient aux enseignants de décider comment ils veulent traiter chacune de ces observations.

Quelques jours avant la date de votre examen, vous recevrez une communication du Registrariat afin de vous mettre en lien avec le répondant assigné à votre cours. Ce sera l’occasion de l’informer des modalités et des particularités de votre examen. Plus le répondant en sait sur votre examen, mieux ce sera pour vos étudiants.

Processus en cas de problème pendant un travail ou un examen asynchrone

Il n’y a pas de « répondant» assigné aux examens asynchrones et aux travaux à remettre.

  1. L’étudiant doit tenter de se reconnecter à ZoneCours, puis à son évaluation.
  2. S’il n’y arrive pas, il doit écrire à soutien.ti@hec.ca en suivant ces consignes :
    • Spécifier le numéro du cours concerné et son matricule;
    • Joindre une capture d’écran présentant le problème évoqué et incluant l’heure et la date qui apparaissent sur son ordinateur.
    • Écrire le terme « EXAMEN » dans l’objet du courriel pour qu’il soit traité en priorité.
  3. En cas d’enjeu avec la connexion internet, appeler au 514-340-6063.

Gestion des absences et des problèmes techniques

1- Absence à l’examen

L’étudiant doit remplir le formulaire Avis d’absence ou d’interruption d’une évaluation au plus tard cinq jours ouvrables suivant la date de l’évaluation. Le Registrariat recevra et traitera ce formulaire selon le processus habituel.

Examen intratrimestriel: Si le motif de l’absence est jugé valable, la pondération sera reportée à l’examen final.

Examen final: Si le motif de l’absence est jugé valable, l’examen sera différé au prochain trimestre où le cours est offert.

Autres évaluations (quiz, travaux, etc.): Si le motif de l’absence est jugé valable, la demande vous sera transmise et vous devrez communiquer les modalités de reprise à l’étudiant.

2- Interruption en cas d’enjeu en cours d’examen

Si l’étudiant rencontre un problème (technique ou autre) et ne réussit pas à terminer l’examen à l’heure de fin, ou le termine mais doute de sa performance à cause du manque de temps, il peut remplir le formulaire Avis d’absence ou d’interruption d’une évaluation  au plus tard 1 heure après la fin de l’examen. Les directives pour l’hiver 2021 encadrent justement ces situations.

En remplissant le formulaire, l’étudiant renonce à ce que son examen soit corrigé et accepte que :

  • Intra : la pondération est reportée à l’examen final.
  • Final : l’examen est différé au prochain trimestre où le cours sera offert
  • Autres : la demande vous sera transmise et vous devrez communiquer les modalités de reprise à l’étudiant.

Dès que l’étudiant complète l’avis d’interruption, l’enseignant recevra un courriel pour l’informer qu’il n’a pas à corriger la copie de celui-ci. Cette décision est irréversible. Ainsi, si la copie de l’étudiant est corrigée par mégarde et que l’étudiant désire conserver la note qu’il a obtenue, il ne lui sera pas possible de le faire.

Si un étudiant commence l’examen et ne dépose pas un avis d’interruption à cause d’un problème technique, ou le dépose après le délai de 1 heure après la fin de l’examen, l’examen est corrigé et la note finale pour le cours est versée (peu importe s’il a ou non signalé un problème technique pendant l’examen).

Si le problème est inconnu de l’étudiant pendant l’examen mais constaté au moment de la correction (ex. : fichiers corrompus, perte de données dans T&Q, etc.), si possible, l’enseignant corrige ce qui a été fait et verse la note. L’étudiant fera une demande de révision et il aura le choix de garder sa note après révision ou demander un «Incomplet» pour le cours (examen différé).

3- Balises pour juger si les motifs sont valables : 

  • Maladie (autre que la COVID-19) : l’étudiant doit fournir un billet médical attestant l’incapacité d’effectuer l’examen à la date prévue. 
  • Enjeu lié à la COVID-19 (l’étudiant ou un proche est atteint de la COVID-19) : aucune pièce justificative requise. Nous acceptons la déclaration de l’étudiant dans le formulaire. Il est indiqué qu’il doit également remplir le formulaire de déclaration lié à la COVID-19 et le Registrariat se réserve le droit d’effectuer des validations supplémentaires si la situation le justifie. 
  • Autre : Les directions administrative et pédagogique du programme concerné analysent la nature de l’absence et effectuent le suivi requis. 

Important : pour les tests et examens en mode synchrone, dès que l’étudiant clique pour commencer son test ou son examen, il ne peut plus demander un avis d’absence pour maladie ou enjeu lié à la COVID-19. Il consent donc à avoir les capacités requises pour terminer l’évaluation (voir le dernier alinéa de l’article 3.2.2.1 du Règlement pédagogique).

APRÈS LES EXAMENS

CORRECTION

Une fois l’examen passé, vient la joyeuse période des corrections. Dans un contexte d’examen à distance, quelques éléments sont à considérer pour corriger de façon numérique. En savoir plus>
La DAIP a exploré quelques outils vous permettant de corriger numériquement (et éviter d’imprimer). En savoir plus >

PROCESSUS DE RÉVISION DE NOTES

Dans un contexte d’examen à distance, le processus de consultation de la copie d’examen par l’étudiant et celui de la révision de notes se trouvent évidemment modifiés. En savoir plus >

PLAGIAT

Lorsque vous constatez une situation de plagiat dans une évaluation (travail, test, examen), le coordonnateur du cours doit, en toutes circonstances, transmettre une description sommaire du plagiat allégué à reg.examen@hec.ca; il est important de s’assurer que ces cas soient transmis de façon confidentielle, notamment en ce qui concerne les autres étudiants de la classe. Le Comité d’enquête des infractions pédagogiques fait le suivi nécessaire. Il est important de transmettre tous les cas de plagiat allégués car, même si certains peuvent sembler anodins, le fait de les déclarer permet de vérifier s’il y a récidive ainsi que de documenter l’ensemble des cas de plagiat et de brosser un portrait réaliste de la situation.