Directives spécifiques – Examens intras et finaux en format numérique (en présentiel ou à distance)

Les directives ci-dessous ont pour but d’éviter certaines problématiques et d’assurer une plus grande équité entre les étudiants dans certaines situations particulières survenant en examens.

1- DIRECTIVES CONCERNANT LES REMISES TARDIVES

1.1 Instructions pour le travail

En plus d’ajouter les informations présentées ci-haut, avisez les étudiants des pénalités encourues en cas de retard et rappelez-leur de s’assurer qu’ils déposent le bon fichier afin d’éviter d’obtenir la note zéro.

1.2 «Date d’échéance finale» dans Remise de travaux

Il s’agit de l’heure jusqu’à laquelle les travaux en retard seront acceptés. Afin d’éviter des situations problématiques pendant l’examen forçant de nombreux envois par courriel, il est demandé de programmer un délai supplémentaire de 15 minutes minimum. Les travaux remis après l’heure officielle et à l’intérieur de cette période supplémentaire seront identifiés clairement comme en retard pour l’enseignant et dans la confirmation de remise de l’étudiant. Ainsi, pour un examen qui a lieu de 9h à 12h, l’échéance finale sera à 12h15.

Ces 15 minutes additionnelles ne doivent pas être annoncées aux étudiants ni être ajoutées à la durée prévue de l’examen dans HEC en ligne.

1.3 «Date d’échéance finale» dans Test&Quiz

Contrairement à Remise de travaux, il est recommandé de laisser la case concernant la date d’échéance finale vide dans Test&Quiz, afin d’activer la remise automatique à l’heure de fin officielle de l’examen. Si vous choisissez tout de même de mettre une date et de laisser un délai supplémentaire, voici les risques encourus :

– L’absence de remise automatique forcera les étudiants à remettre leur examen manuellement et à surveiller l’heure pour éviter de dépasser le temps alloué.

– La confusion potentielle pour les étudiants forcera l’enseignant à gérer les pénalités de retard pour les étudiants qui auront omis, volontairement ou non, de faire leur remise manuelle.

1.4 Pénalités pour un fichier remis en retard dans Remise de travaux

Si la programmation respecte les explications ci-dessus, les travaux en retard seront identifiés dans l’interface. Pour chacun des travaux remis en retard, il est nécessaire de consulter dans votre rapport l’heure précise à laquelle l’étudiant a téléversé son fichier d’examen plutôt que l’heure de remise. Cette information vous indique le moment où l’étudiant a réellement terminé son évaluation afin d’appliquer les pénalités à partir de celui-ci.

L’enseignant applique ensuite des pénalités de retard (suggestion):

-1% par min de retard pour les 5 premières minutes (*Étant donné que les premières minutes de retard peuvent être dues à un ralentissement du système ou à la connexion de l’étudiant, il n’est pas autorisé d’appliquer une pénalité supérieure à 1%/min pour les 5 premières minutes*).
-2% par min de retard pour les 5 minutes suivantes
-4% par min de retard pour les suivantes jusqu’à l’obtention de 0.

EXEMPLE:

Ainsi, pour un examen qui se termine à 12h00 dont la note est sur 100, voici quelques exemples :
– Téléversement à 12h02 -> 2 min de retard-> 2 pts de pénalité sur 100.
– Téléversement à 12h08 -> 8 min de retard-> 11 pts (5*1+3*2) de pénalité sur 100.
– Téléversement à 12h12 -> 12 min de retard -> 23 pts (5*1+5*2+2*4) de pénalité sur 100.

2-  DIRECTIVES DONNÉES AUX RÉPONDANTS POUR LES PROBLÈMES VÉCUS EN EXAMENS ET GESTION A POSTERIORI PAR LES ENSEIGNANTS

SITUATION INTERVENTION EN DIRECT DU RÉPONDANT GESTION PAR L’ENSEIGNANT LORS DE LA CORRECTION
Tout problème qui relève de l’École ou généralisé à l’ensemble des étudiants Dans Remise de travaux: Un intervenant ajoute l’équivalent du temps perdu dans la remise à l’ensemble du groupe et prolonge la période de temps supplémentaire pour les ESH.

Dans Test&Quiz: L’intervention déprendra de la présence d’un chronomètre. Si le quiz n’a pas de chronomètre, un intervenant ajoute l’équivalent du temps perdu. Si le quiz comporte un chronomètre (non-recommandé), le temps ne pourra être prolongé. Si le coordonnateur est disponible, il peut alors donner des consignes au répondant à transmettre aux étudiants (ex: ne pas faire les 3 dernières questions) ou qu’il tiendra compte du temps perdu dans sa correction.

 L’enseignant est avisé via le rapport d’observation du répondant transmis par le Registrariat. Au besoin, il peut écrire à surveillant@hec.ca afin d’être accompagné dans les prochaines étapes (types d’accommodements possibles, modèles de communication aux étudiants, etc.).
Tout problème technique ou humain du côté de l’étudiant (panne d’électricité, problème réseau, malaise, enfant qui dérange, etc.) Aucune prolongation n’est autorisée. Le répondant dit à l’étudiant qu’il peut poursuivre son examen ou compléter le formulaire d’avis d’interruption. L’enseignant est avisé via le rapport d’observation du répondant transmis par le Registrariat. En cas d’avis d’interruption, l’enseignant recevra un courriel lui demandant de ne pas corriger la copie de l’étudiant.
Un étudiant n’arrive pas à déposer le fichier dans Remise de travaux Le répondant lui dit d’envoyer son fichier à reg.examen@hec.ca. L’enseignant recevra le travail de l’étudiant dans les jours qui suivent et applique les modalités de retard s’il y a lieu en tenant compte de l’heure d’envoi du fichier par l’étudiant au Registrariat.
L’étudiant a remis le mauvais fichier et s’en rend compte sur le coup Le répondant lui indique d’envoyer très vite le bon fichier à reg.examen@hec.ca et note l’événement au rapport d’observation. L’enseignant est avisé via le rapport d’observation et peut traiter le bon fichier en appliquant les pénalités de retard s’il y a lieu, en tenant compte de l’heure d’envoi du fichier par l’étudiant au Registrariat.
L’étudiant a remis le mauvais fichier et lui ou son enseignant s’en rend compte après le délai pour l’avis d’interruption, mais avant la publication des notes.  S/O La note zéro est attribuée, conformément au Règlement pédagogique (3.3.2).